Normes de conformité aux États-Unis

La conformité en matière d’immigration exige que les employeurs des États-Unis respectent des règles précises pour embaucher légalement des travailleurs étrangers. La conformité ne s’arrête pas lorsque votre employé commence à travailler ; il s’agit d’un processus continu qui exige une documentation rigoureuse et des dépôts effectués en temps voulu. Si vous ne respectez pas vos obligations, vous pourriez avoir à payer de lourdes amendes, voire perdre la capacité de parrainer des travailleurs.

Si vous souhaitez embaucher des ressortissants étrangers pour travailler pour vous aux États-Unis, les avocats en immigration de Scott D. Pollock & Associates peuvent vous aider. Notre équipe juridique peut vous accompagner à chaque étape de la conformité en matière d’immigration pour les employeurs et mettre en place les meilleures pratiques pour maintenir votre effectif en conformité.

Documents courants nécessaires pour embaucher des travailleurs étrangers

Avant d’embaucher du personnel international, vous devez respecter diverses normes établies par les Services de la citoyenneté et de l’immigration des États-Unis (USCIS). La documentation USCIS requise varie selon le type et la durée de l’emploi, mais les formulaires les plus courants incluent les suivants.

Sanctions en cas de non-respect des règles d’immigration

Le Department of Labor (DOL) et l’Immigration and Customs Enforcement (ICE) peuvent effectuer des audits pour s’assurer que les employeurs disposent de ces documents en bonne et due forme. Les audits peuvent survenir à tout moment et sans préavis.

Si des infractions sont découvertes, votre entreprise pourrait faire face à une ou plusieurs des conséquences suivantes :

• Amendes. Les employeurs pris en flagrant délit de non-respect des règles de conformité s’exposent à de lourdes amendes et à d’éventuelles poursuites judiciaires. Il n’est pas nécessaire d’embaucher sciemment des travailleurs non autorisés pour encourir des sanctions légales ; le fait de ne pas remplir les formulaires requis ou d’obtenir les documents nécessaires peut constituer une non-conformité.
• Perte du parrainage. Les employeurs pourraient perdre la capacité de parrainer de futurs visas, ce qui compromettrait sérieusement leur capacité d’innovation et leurs opportunités futures.
• Atteinte à la réputation. La non-conformité peut nuire à la perception des clients, portant atteinte à votre réputation professionnelle et à votre rentabilité.

Conseils pour maintenir la conformité en matière d’immigration pour les employeurs

Toute entreprise employant des travailleurs étrangers doit rester conforme aux lois d’immigration applicables aux employeurs. Voici quelques conseils pratiques pour assurer la continuité de l’autorisation de travail :

• Tenir des dossiers précis. Des dossiers d’emploi incorrects ou incomplets peuvent facilement entraîner des infractions. Au minimum, les employeurs doivent s’assurer que chaque employé dispose d’un formulaire I-9 et qu’ils respectent les règles relatives aux dossiers d’accès public pour tout travailleur en H-1B. Vérifiez régulièrement les informations que vous avez en dossier.
• Effectuer des audits internes. Des audits internes réguliers vous permettent de détecter et de résoudre les problèmes mineurs avant qu’ils n’entraînent une non-conformité. Ils aident également à identifier les manquements majeurs avant le prochain audit gouvernemental externe, vous faisant ainsi économiser un temps et un argent considérables.
• Utilisez E-Verify. E-Verify est le programme fédéral gratuit de vérification de l’admissibilité à l’emploi basé sur Internet. Géré par la Social Security Administration (SSA) et le Department of Homeland Security, E-Verify compare le formulaire I-9 d’un employé avec les registres du gouvernement américain. Une correspondance indique que l’employé est autorisé à travailler aux États-Unis ; une non-correspondance alerte l’employeur.
• Suivi des visas. Vous devez tenir une base de données interne des dates d’expiration des visas et des autorisations de travail de vos employés étrangers, ainsi que de leurs demandes de résidence permanente. Les titulaires de visa sont responsables de la mise à jour de leurs documents à mesure qu’ils expirent afin que l’autorisation de travail ne s’interrompe pas. Pour minimiser les perturbations pour l’entreprise, coordonnez-vous avec les employés afin de démarrer le processus de renouvellement du visa le plus tôt possible.

Des questions ? Consultez un avocat en immigration !

Les avocats de Scott D. Pollock & Associates, P.C. comprennent les complexités du droit de l’immigration et répondront à vos questions avec expertise et attention. L’avocate Lindsay Fullerton possède une vaste expérience en matière de conformité en immigration et vous guidera tout au long du processus afin que votre entreprise reste sur la bonne voie. Prenez rendez-vous dès aujourd’hui pour poursuivre vos activités en toute confiance.