Establecer y mantener una plantilla global que conforme a la legislación es crucial para salvaguardar los intereses y la reputación de una empresa. Con un conocimiento y habilidad profundos, Scott D. Pollock & Associates, P.C. se asegura de que los empleadores cumplan con las leyes y procesos migratorios. Cuando se trata de cumplimiento del Formulario I-9, la máxima prioridad es maximizar la protección de empleadores y empleados extranjeros, minimizando los daños y las interrupciones en la empresa.
¿Qué es el Formulario I-9 y por qué es importante?
El gobierno de Estados Unidos exige el Formulario de Verificación de Elegibilidad de Empleo I-9 para cualquier persona empleada en EE. UU. Todos los empleadores deben completar y conservar un Formulario I-9 para cada empleado, y tanto empleador como empleado deben firmar el formulario.
El incumplimiento de completar y almacenar correctamente los Formularios I-9 puede conllevar sanciones civiles y multas para los empleadores y posibles consecuencias migratorias para los empleados. El Formulario I-9 crea un registro de auditoría que garantiza que los empleadores no contraten conscientemente a inmigrantes no autorizados. Además, ayuda a hacer cumplir las leyes migratorias relacionadas con la verificación de elegibilidad de empleo. Scott D. Pollock & Associates, P.C. puede ayudar a las empresas con el cumplimiento y auditorías de los Formularios I-9 de varias maneras.
Realización de una auditoría interna del Formulario I-9
Una auditoría interna del Formulario I-9 es una medida preventiva para mantener el cumplimiento migratorio del empleador. Es una de las mejores herramientas para evitar problemas futuros. Nuestros abogados de inmigración realizan auditorías proactivas para demostrar la disposición de una empresa a cumplir con las normativas del Formulario I-9. Las auditorías internas del Formulario I-9 permiten a los empleadores corregir preventivamente cualquier deficiencia del Formulario I-9, evitando que las empresas sufran sanciones durante una auditoría gubernamental externa.
Algunos de los errores más comunes en el cumplimiento del Formulario I-9 son:
- Información incorrecta o incompleta
- No completar el formulario en 3 días laborables
- Aceptar documentación inválida o sobredocumentación
- Mantenimiento inadecuado de formularios para empleados actuales
- Permitir que personal no capacitado administre los Formularios I-9
Realizar una auditoría interna con un abogado de inmigración laboral implica identificar y abordar proactivamente los problemas de cumplimiento, implementar las mejores prácticas, mantener una plantilla legal y evitar sanciones importantes.
Formación del personal de recursos humanos en el Formulario I-9
Una formación eficaz en el Formulario I-9 es crucial para que los departamentos de recursos humanos cumplan con los requisitos legales de contratación y empleo. La formación de Formulario I-9 educa al personal sobre cómo completar y mantener correctamente los Formularios I-9 según lo exige el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (USCIS, por sus siglas en inglés). La formación abarca temas como:
- Documentos apropiados para establecer la identidad y la autorización de empleo
- Completar correctamente todas las secciones del formulario
- Requisitos de re-verificación para autorizaciones de trabajo vencidas
- Requisitos de retención y almacenamiento
- Disposiciones antidiscriminatorias
El incumplimiento de los mandatos del Formulario I-9 puede conllevar sanciones civiles y penales. La formación de nuestros abogados ayuda a proteger a su empresa y a su personal.
Representación en el caso de una auditoría del Formulario I-9
Si una empresa recibe una alerta de una inminente auditoría gubernamental del Formulario I-9, contar con un abogado de inmigración es la mejor manera de proteger a su empresa y a sus empleados. Al iniciar una auditoría, el Servicio de Control de Inmigración y Aduanas de EE. UU. (ICE, por sus siglas en inglés) o la Oficina de Investigaciones de Seguridad Nacional (HSI, por sus siglas en inglés), una división dentro de ICE, emiten primero un Aviso de Inspección (NOI, por sus siglas en inglés) a la empresa. El agente de ICE que realiza la auditoría establece el plazo para responder con los Formularios I-9 y la documentación de respaldo según las circunstancias específicas. Los empleadores deben responder en un plazo mínimo de tres días, aunque pueden solicitar una prórroga. El proceso de auditoría tiene plazos estrictos y directrices precisas. La abogada de inmigración basada en empleo Lindsay Fullerton y el resto del equipo ofrecen una ayuda valiosa en cada paso del proceso.
Contar con un abogado con experiencia que ayude a navegar este proceso estresante protege los derechos de la empresa y de sus empleados.
Preparación para auditorías. Ayudar al empleador a prepararse para la auditoría revisando sus políticas, prácticas y registros del Formulario I-9 para identificar y abordar posibles problemas de cumplimiento antes de que comience la auditoría.
Responder a los avisos de auditoría. Ayudar al empleador a responder al aviso de auditoría presentando toda la documentación e información requerida dentro del plazo.
Representar al empleador. Actuar como representante del empleador comunicándose y negociando con los auditores en nombre del empleador.
Mitigar las sanciones. Mitigar las sanciones civiles y penales mediante argumentos, pruebas y defensas legales para minimizar las consecuencias si se descubren violaciones.
Planes de acción correctiva. Apoyar al empleador en el desarrollo e implementación de planes de acción correctiva para adaptar sus prácticas del Formulario I-9 al cumplimiento y prevenir futuras infracciones.
No ponga en riesgo a su empresa ni a sus empleados
Navegar correctamente por las normativas del Formulario I-9 significa proteger a su empresa y a sus empleados valiosos. Las auditorías internas del Formulario I-9, la formación práctica en recursos humanos y una representación legal sólida suponen una mayor probabilidad de evitar consecuencias como multas económicas, prisión, deportación de empleados y una imagen pública negativa resultante.
Scott D. Pollock & Associates, P.C. está listo para colaborar con usted para todas sus necesidades relacionadas con el Formulario I-9.