Establecer y mantener una fuerza laboral global que cumpla con la ley es crucial para salvaguardar los intereses y la reputación de una empresa. Con un profundo conocimiento y habilidad, Scott D. Pollock & Associates, P.C. se asegura de que los empleadores cumplan con las leyes y procesos de inmigración. Cuando se trata del cumplimiento del Formulario I-9, la principal prioridad es maximizar la protección de los empleadores y empleados extranjeros mientras que se minimizan los daños y las interrupciones a una empresa.
¿Qué es el Formulario I-9 y por qué es importante?
El gobierno de los Estados Unidos requiere el Formulario de Verificación de Elegibilidad de Empleo I-9 para cualquier persona empleada en los EE. UU. Todos los empleadores deben completar y conservar un Formulario I-9 para cada empleado, y tanto el empleador como el empleado deben firmar el formulario.
El incumplimiento de completar y almacenar correctamente los I-9 puede resultar en sanciones civiles y multas para los empleadores y posibles consecuencias de inmigración para los empleados. El Formulario I-9 crea un registro de auditoría que garantiza que los empleadores no contraten a sabiendas a inmigrantes no autorizados. Además, ayuda a hacer cumplir las leyes de inmigración relacionadas con la verificación de la elegibilidad de empleo. Scott D. Pollock y Asociados, P.C. puede ayudar a las empresas con el cumplimiento y las auditorías I-9 de varias maneras.
Realización de una auditoría interna I-9
Una auditoría interna I-9 es una medida preventiva para mantener el cumplimiento de la ley de inmigración por parte del empleador. Es una de las mejores herramientas para evitar problemas futuros. Nuestros abogados de inmigración realizan auditorías proactivas para demostrar la voluntad de una empresa de cumplir con las regulaciones I-9. Las auditorías internas del I-9 permiten a los empleadores corregir de forma preventiva cualquier deficiencia del formulario I-9, evitando que las empresas se enfrenten a sanciones durante una auditoría gubernamental externa.
Algunos de los errores más comunes cuando se trata del cumplimiento del Formulario I-9 son:
- Información incorrecta o incompleta
- No completar el formulario en 3 días hábiles
- Aceptar documentación no válida o documentación excesiva
- Mantenimiento inadecuado de formularios para los empleados actuales
- Permitir que personal no capacitado administre los I-9
Llevar a cabo una auditoría interna con un abogado de inmigración significa identificar y abordar de manera proactiva los problemas de cumplimiento, implementar las mejores prácticas, mantener una fuerza laboral legal y evitar sanciones significativas.
Capacitación del personal de recursos humanos en el Formulario I-9
La capacitación efectiva del Formulario I-9 es crucial para que los departamentos de recursos humanos cumplan con los requisitos legales de contratación y empleo. La capacitación I-9 educa al personal sobre cómo completar y mantener correctamente los I-9 según lo dispuesto por el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS, por sus siglas en inglés). La capacitación cubre temas como:
- Documentos apropiados para establecer la identidad y la autorización de empleo
- Completar correctamente todas las secciones del formulario
- Requisitos de reverificación para autorizaciones de trabajo vencidas
- Requisitos de retención y almacenamiento
- Disposiciones contra la discriminación
El incumplimiento de los mandatos I-9 puede dar lugar a sanciones civiles y penales. La capacitación de nuestros abogados ayuda a proteger su empresa y su gente.
Representación en el caso de una auditoría I-9
Si una empresa es alertada de una inminente auditoría gubernamental I-9, tener un abogado de inmigración es la mejor manera de proteger a su empresa y a sus empleados. Al iniciar una auditoría, el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de EE. UU. (ICE, por sus siglas en inglés) o la Oficina de Investigaciones de Seguridad Nacional (HSI, por sus siglas en inglés), una división dentro de ICE, emiten primero un Aviso de Inspección (NOI, por sus siglas en inglés) a la empresa. El agente de ICE que realiza la auditoría establece la fecha límite para responder con los formularios I-9 y la documentación de respaldo según las circunstancias específicas. Los empleadores deben responder dentro de un mínimo de tres días, aunque los empleadores pueden solicitar una extensión. El proceso de auditoría tiene fechas límites firmes y directrices precisas. La abogada de inmigración basada en el empleo Lindsay Fullerton y el resto del equipo brindan una valiosa asistencia en cada paso del camino.
Contar con un abogado con experiencia para ayudar a navegar este proceso estresante protege los derechos de una empresa y sus empleados.
Preparación para auditorías. Ayudar al empleador a prepararse para la auditoría por revisar sus políticas, prácticas y registros I-9 para identificar y abordar posibles problemas de cumplimiento antes de que comience la auditoría.
Responder a los avisos de auditoría. Ayudar al empleador a responder al aviso de auditoría mediante la presentación de toda la documentación e información requerida dentro del plazo establecido.
Representar al empleador. Actuar como representante del empleador comunicándose y negociando con los auditores en nombre del empleador.
Mitigar las sanciones. Mitigar las sanciones civiles y penales a través de argumentos, pruebas y defensas legales para minimizar las consecuencias si se descubren violaciones.
Planes de acción correctiva. Apoyar al empleador en el desarrollo e implementación de planes de acción correctiva para cumplir con sus prácticas I-9 y prevenir futuras violaciones.
No arriesgue a su empresa ni a sus empleados
Navegar adecuadamente por los reglamentos I-9 significa salvaguardar a su empresa y a sus valiosos empleados. Las auditorías internas I-9, la capacitación práctica de recursos humanos y la sólida representación legal significan una mayor probabilidad de evitar consecuencias como multas monetarias, encarcelamiento, deportación de empleados y una imagen pública negativa resultante. Scott D. Pollock & Associates, P.C. está listo para asociarse con usted para todas sus necesidades de I-9.
